KYC – Das müssen Sie über “Know Your Customer” wissen

Picture of Louis Thissen
Louis Thissen

Co-Founder von Acadias

In einer immer stärker digitalisierten Welt, in der Online-Transaktionen und Geschäfte immer häufiger werden, ist die Kundenidentifizierung für Unternehmen von entscheidender Bedeutung. 
Erfahren Sie, wie Unternehmen Kunden identifizieren und den Prozess der Kundenidentifizierung – KYC – optimieren können.

Das Wichtigste in Kürze

  • KYC ist ein Prozess, bei dem die Verifizierung an erster Stelle steht.
  • Verpflichtete des Geldwäschegesetzes sind zur Einhaltung der KYC-Vorschriften verpflichtet.
  • Zu den Anforderungen zählen u.a. die Identifizierung von Vertragspartnern, die Identifikation des wirtschaftlich Berechtigten und die Meldung von Verdachtsfällen.
Inhalte

Wofür steht die Abkürzung KYC?

KYC steht für “Know Your Customer” und bezieht sich auf den Prozess, bei dem Unternehmen die Identität und Vertrauenswürdigkeit ihrer Kunden überprüfen.

Definition: Was ist KYC und warum ist es wichtig?

KYC ist ein Prozess, bei dem die Verifizierung an erster Stelle steht: Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Kunden tatsächlich die Personen sind, für die sie sich ausgeben. Dies umfasst die Überprüfung von Identitätsnachweisen wie Ausweisen, Führerscheinen oder Reisepässen sowie zusätzlichen Informationen wie Adressnachweisen oder Kontoverbindungen. Auch das Bewerten von Kundenrisiken gehört dazu. Der Zweck von KYC besteht darin, sicherzustellen, dass Unternehmen keine Geschäfte mit potenziell betrügerischen oder illegalen Kunden tätigen. Darüber hinaus hilft KYC Unternehmen dabei, die Verpflichtungen zur Einhaltung der Vorschriften einzuhalten.

Wann wurde KYC eingeführt?

Die Geburt des Geldwäschegesetzes am 30. November 1993 bedeutete auch die Einführung von KYC Prozessen. Die Neufassung vom 21. August 2008 erfolgte im Rahmen des Gesetzes zur Optimierung der Geldwäscheprävention, das als Geldwäscheoptimierungsgesetz (GwOptG) bekannt ist. Seither wird es fortlaufend aktualisiert und geändert. Know Your Customer Prozesse werden ebenfalls weiter verschärft.

Die Bedeutung von Know Your Customer für Unternehmen

KYC ist für Unternehmen von großer Bedeutung, da es ihnen hilft, das Risiko von Betrug und Geldwäsche zu minimieren. Indem Unternehmen die Identität ihrer Kunden überprüfen, können sie verhindern, dass sie Geschäfte mit Personen tätigen, die ihre Dienstleistungen für illegale Zwecke nutzen möchten. Darüber hinaus kann KYC Unternehmen dabei unterstützen, sicherzustellen, dass sie die geltenden Vorschriften einhalten und keine Geldbußen oder andere rechtliche Konsequenzen riskieren.

Durch die Einhaltung der KYC-Vorschriften können Unternehmen ihre Integrität wahren, das Vertrauen ihrer Kunden stärken und rechtliche Konsequenzen vermeiden.

Was sagt das Geldwäschegesetz zu KYC? Wann muss die Prüfung durchgeführt werden?

Auszug aus dem Gesetz und Erläuterung

Know Your Customer ist kein Wort, welches im Geldwäschegesetz auftaucht. Im GwG ist die Rede von der “Allgemeinen Sorgfaltspflicht”. Da dieser Begriff sehr sperrig ist, wird gerne der Begriff “Know Your Customer” anstelle dessen genutzt. Die Allgemeinen Sorgfaltspflichten sind für alle Verpflichtete anzuwenden, bevor eine Geschäftsbeziehung zustande kommt. Geregelt wird dies in § 10 Abs.1 GwG

“(1) Die allgemeinen Sorgfaltspflichten sind: 

  • die Identifizierung des Vertragspartners und gegebenenfalls der für ihn auftretenden Person nach Maßgabe des § 11 Absatz 4 und des § 12 Absatz 1 und 2 sowie die Prüfung, ob die für den Vertragspartner auftretende Person hierzu berechtigt ist,
  • die Abklärung, ob der Vertragspartner für einen wirtschaftlich Berechtigten handelt, und, soweit dies der Fall ist, die Identifizierung des wirtschaftlich Berechtigten nach Maßgabe des § 11 Absatz 5 und des § 12 Absatz 3 und 4; dies umfasst in Fällen, in denen der Vertragspartner keine natürliche Person ist, die Pflicht, die Eigentums- und Kontrollstruktur des Vertragspartners mit angemessenen Mitteln in Erfahrung zu bringen,
  • die Einholung und Bewertung von Informationen über den Zweck und über die angestrebte Art der Geschäftsbeziehung, soweit sich diese Informationen im Einzelfall nicht bereits zweifelsfrei aus der Geschäftsbeziehung ergeben,
  • die Feststellung mit angemessenen, risikoorientierten Verfahren, ob es sich bei dem Vertragspartner oder dem wirtschaftlich Berechtigten um eine politisch exponierte Person, um ein Familienmitglied oder um eine bekanntermaßen nahestehende Person handelt, und
  • die kontinuierliche Überwachung der Geschäftsbeziehung einschließlich der Transaktionen, die in ihrem Verlauf durchgeführt werden, zur Sicherstellung, dass diese Transaktionen übereinstimmen 
  • mit den beim Verpflichteten vorhandenen Dokumenten und Informationen über den Vertragspartner und gegebenenfalls über den wirtschaftlich Berechtigten, über deren Geschäftstätigkeit und Kundenprofil und, 
  • soweit erforderlich, mit den beim Verpflichteten vorhandenen Informationen über die Herkunft der Vermögenswerte;

im Rahmen der kontinuierlichen Überwachung haben die Verpflichteten sicherzustellen, dass die jeweiligen Dokumente, Daten oder Informationen unter Berücksichtigung des jeweiligen Risikos im angemessenen zeitlichen Abstand aktualisiert werden.”

Wer ist zur KYC-Prüfung verpflichtet?

Die Einhaltung der KYC-Vorschriften ist insbesondere für Verpflichtete des Geldwäschegesetzes von großer Bedeutung. 

Beispielsweise sind das: 

  • Banken
  • Versicherer
  • Rechtsanwälte
  • Notare
  • Steuerberater
  • Güterhändler
  • Immobilienmakler

 

Diese Unternehmen sind gesetzlich verpflichtet, KYC-Verfahren durchzuführen, um sicherzustellen, dass sie keine Geschäfte mit Personen oder Organisationen tätigen, die in illegale Aktivitäten verwickelt sind. Durch die Implementierung effektiver KYC-Maßnahmen können Verpflichtete das Vertrauen ihrer Kunden stärken und das Risiko von finanziellen Verlusten durch Betrug oder Geldwäsche minimieren.

Darüber hinaus kann KYC auch in anderen Branchen von Bedeutung sein. Zum Beispiel müssen Online-Plattformen, die Zahlungsabwicklungsdienste anbieten, KYC-Verfahren implementieren, um sicherzustellen, dass ihre Kunden legitime Transaktionen durchführen.

Welche Anforderungen müssen erfüllt werden?

Die Mindestanforderungen der Allgemeinen Sorgfaltspflicht gemäß dem Geldwäschegesetz (GwG) können wie folgt zusammengefasst werden:

  • Identifizierung von Vertragspartnern
  • Identifikation des wirtschaftlich Berechtigten
  • Risikobewertung
  • Dokumentation
  • Schulung und Sensibilisierung
  • Meldung von Verdachtsfällen

Inwiefern wirkt sich KYC auf den "Krypto-Bereich" aus?

Ebenso müssen Unternehmen im Bereich der Kryptowährungen KYC-Verfahren durchführen, um sicherzustellen, dass ihre Kunden keine illegalen Aktivitäten im Zusammenhang mit digitalen Assets durchführen.

Unternehmen im Kryptobereich ist es nicht erlaubt Kunden anzunehmen, ohne vorher einen KYC-Check durchgeführt zu haben. Kunden dieser Plattformen sind häufig der Auffassung, dass eine Identitätsprüfung gegen den “Codex” der Kryptowährungen widerspricht. Transaktionen von Kryptowährungen versprechen anonymität, daher ist hier der Verdacht auf illegale Machenschaften von Grund auf hoch. Betreiber von Krypto-Plattformen sollten sich bewusst sein, dass ein Nutzer-Onboarding ohne KYC ernste regulatorische Folgen mit sich bringt.

Herausforderungen und Lösungen im KYC-Prozess

Obwohl KYC von großer Bedeutung ist, gibt es auch einige Herausforderungen, mit denen Unternehmen konfrontiert sind.

Die Durchführung von KYC-Verfahren kann für Unternehmen jedoch auch mit Herausforderungen verbunden sein. Die Sammlung und Überprüfung von Identitätsnachweisen erfordert Zeit und Ressourcen. Darüber hinaus müssen Unternehmen sicherstellen, dass sie die Datenschutzbestimmungen einhalten und die sensiblen Informationen ihrer Kunden angemessen schützen. Die Implementierung von automatisierten KYC-Systemen kann Unternehmen dabei helfen, den Prozess effizienter und kostengünstiger zu gestalten.

Häufige Herausforderungen bei der Kundenverifizierung

Eine der häufigsten Herausforderungen bei der Kundenidentifizierung ist die Sammlung und Überprüfung von umfangreichen Identitätsnachweisen. Unternehmen müssen sicherstellen, dass alle erforderlichen Informationen vorliegen und dass diese korrekt sind.

Strategien zur Verbesserung des KYC-Prozesses

Um den KYC-Prozess zu optimieren, können Unternehmen Technologien wie künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen einsetzen. Diese Technologien können dabei helfen, Betrugsrisiken zu identifizieren und den Prozess insgesamt effizienter und akkurater zu gestalten.

Insgesamt ist KYC für Unternehmen von entscheidender Bedeutung, um das Risiko von Betrug und Geldwäsche zu minimieren und die Einhaltung von Vorschriften sicherzustellen. Durch den Einsatz von Technologie und die Implementierung effektiver Strategien können Unternehmen den KYC-Prozess verbessern und gleichzeitig ihre Kunden besser identifizieren.

Wie hilft Acadias?

Beschleunigen Sie Ihre Compliance-Prozesse mühelos und rechtssicher: Entdecken Sie Acadias, die bewährte Plattform für Anwälte, Steuerberater, Notare und Immobilienmakler. Registrieren Sie sich in wenigen Minuten und sichern Sie sich Zugang zu effizienten, sicheren und komfortablen Lösungen für Ihre Mandanten – nutzen Sie jetzt die bewährte Wahl vieler renommierter Kanzleien.

Die verschiedenen Stufen des KYC-Prozesses

Der KYC-Prozess besteht aus mehreren Stufen, die darauf abzielen, die Identität und Vertrauenswürdigkeit der Kunden zu überprüfen.

1. CIP Customer Identification Program oder auch Kundenannahmepolitik

 

Der KYC-Prozess ist ein wesentlicher Bestandteil der Kundenannahmepolitik (CIP) eines Unternehmens. Die Kundenannahmepolitik legt die Anforderungen fest, die Kunden erfüllen müssen, um von einem Unternehmen angenommen zu werden. Dies kann die Vorlage bestimmter Dokumente, wie z.B. eines Ausweises, erfordern.

2. CDD Kunden-Due-Diligence

Nachdem die Kundenannahmepolitik erfüllt wurde, folgt die Kunden-Due-Diligence (CDD). Die Kunden-Due-Diligence beinhaltet die Überprüfung der Informationen und Dokumente, die von Kunden vorgelegt werden, um sicherzustellen, dass diese korrekt und zuverlässig sind. Dies beinhaltet oft die Überprüfung von Ausweisdokumenten und das Abgleichen von Informationen mit externen Datenbanken.

3. EDD Erweiterte Due Diligence

Bei Kunden mit einem höheren Risikopotenzial wird eine erweiterte Due Diligence (EDD) durchgeführt. Die erweiterte Due Diligence bezieht sich auf zusätzliche Überprüfungen und Nachforschungen, um sicherzustellen, dass das Risiko angemessen bewertet wird. Dies kann die Überprüfung von Quellen von Vermögen, Geschäftsbeziehungen oder politischer Exposition beinhalten.

Der KYC-Prozess ist ein wichtiger Schritt, um sicherzustellen, dass Unternehmen ihre Kunden kennen und das Risiko von Geldwäsche, Terrorismusfinanzierung und anderen illegalen Aktivitäten minimieren können.

Die verschiedenen Stufen des Verfahrens sind entscheidend für die Sicherheit und Integrität des Finanzsystems und tragen dazu bei, das Vertrauen der Kunden in die Unternehmen zu stärken.

Die Rolle von Know Your Customer im Risikomanagement

KYC spielt eine wichtige Rolle im Risikomanagement von Unternehmen, insbesondere in Bezug auf Betrugsprävention und Compliance.

Das Risikomanagement ist ein entscheidender Aspekt für Unternehmen, um ihre finanzielle Stabilität und Integrität zu gewährleisten. Eine effektive Betrugsprävention und Compliance sind dabei unerlässlich. KYC, oder “Know Your Customer”, ist ein Verfahren, das Unternehmen dabei unterstützt, die Identität ihrer Kunden zu überprüfen und mögliche Risiken zu bewerten.

KYC und Betrugsprävention

Indem Unternehmen die Identität ihrer Kunden überprüfen und mögliche Risiken bewerten, können sie potenziell betrügerische Transaktionen erkennen und verhindern. Dies hilft ihnen, finanzielle Verluste zu minimieren und das Vertrauen ihrer Kunden aufrechtzuerhalten.

Betrug ist ein weit verbreitetes Problem, das Unternehmen erhebliche finanzielle Schäden zufügen kann. Durch die Implementierung eines effektiven KYC-Prozesses können Unternehmen verdächtige Aktivitäten frühzeitig erkennen und geeignete Maßnahmen ergreifen, um Betrug zu verhindern. Dies umfasst die Überprüfung der Identität und Bonität der Kunden, die Analyse von Transaktionsmustern und die Verwendung von Technologien wie künstlicher Intelligenz, um verdächtige Aktivitäten zu identifizieren.

Darüber hinaus ermöglicht KYC Unternehmen, ihre Kunden besser zu verstehen und deren Verhalten zu analysieren. Durch die Sammlung und Analyse von Daten können Unternehmen Muster und Trends erkennen, die auf betrügerische Aktivitäten hinweisen könnten. Dies ermöglicht es ihnen, proaktiv Maßnahmen zu ergreifen und Betrug effektiv zu bekämpfen.

KYC und Compliance

KYC ist ein wesentlicher Bestandteil der Compliance-Anforderungen, denen Unternehmen unterliegen. Durch die Überprüfung der Identität ihrer Kunden können Unternehmen sicherstellen, dass sie die Vorschriften zur Geldwäschebekämpfung einhalten und verhindern, dass sie in illegale Aktivitäten verwickelt werden.

Die Einhaltung von Compliance-Vorschriften ist für Unternehmen von entscheidender Bedeutung, um rechtliche und finanzielle Risiken zu minimieren. KYC ermöglicht es Unternehmen, die Identität ihrer Kunden zu überprüfen und sicherzustellen, dass sie keine Geschäfte mit Personen oder Organisationen tätigen, die in illegale Aktivitäten verwickelt sind.

Die KYC-Prozesse umfassen die Überprüfung von Ausweisdokumenten, die Überprüfung der Bonität der Kunden und die Durchführung von Sanktionslistenprüfungen. Durch diese Maßnahmen können Unternehmen sicherstellen, dass sie keine Geschäfte mit Personen oder Organisationen tätigen, die auf internationalen Sanktionslisten stehen oder in illegale Aktivitäten verwickelt sind.

Die Einhaltung von Compliance-Vorschriften ist nicht nur eine rechtliche Verpflichtung, sondern auch ein wichtiger Teil des Reputationsmanagements. Unternehmen, die ihre Kunden sorgfältig überprüfen und sicherstellen, dass sie keine Geschäfte mit kriminellen Organisationen oder Personen tätigen, können ihr Ansehen und Vertrauen bei Kunden, Geschäftspartnern und Aufsichtsbehörden stärken.

Technologie und Know Your Customer

Die Integration von Technologie in den KYC-Prozess kann Unternehmen dabei unterstützen, effizienter und genauer zu arbeiten.

Die Rolle der Technologie im KYC-Prozess

Technologie ermöglicht es Unternehmen, Identitätsnachweise elektronisch zu überprüfen und Informationen automatisch abzugleichen. Dies spart Zeit und reduziert menschliche Fehler.

Automatisierung und KYC

Durch die Automatisierung von KYC-Verfahren können Unternehmen Daten schneller und effizienter verarbeiten. Dies ermöglicht es ihnen, Kunden schneller zu identifizieren und Geschäfte schneller abzuschließen.

Häufig gestellte Fragen

KYC konzentriert sich auf die Identifizierung von Einzelpersonen oder Kunden. 

KYT hingegen fokussiert auf die Überwachung von Transaktionen und finanziellen Aktivitäten. Ziel ist es, verdächtige oder ungewöhnliche Transaktionen zu erkennen, die auf Geldwäsche oder andere illegale Aktivitäten hinweisen könnten. 

KYB richtet sich an Unternehmen und Geschäftspartner. Das Hauptziel ist die Identifizierung und Überprüfung von Unternehmen, um sicherzustellen, dass sie legal und vertrauenswürdig sind.

CKYC steht für “Central Know Your Customer” und ist ein zentrales System, das in einigen Ländern, wie Indien, verwendet wird, um die Identität von Kunden für Finanzinstitute zu überprüfen und zu verifizieren. Es ermöglicht den Finanzinstituten den Zugriff auf eine gemeinsame Datenbank, um die KYC-Informationen ihrer Kunden zu überprüfen und zu aktualisieren, was die Effizienz und Genauigkeit des KYC-Prozesses verbessert.

Es ist auch wichtig zu beachten, dass der KYC-Prozess nicht nur einmalig durchgeführt wird. Unternehmen müssen regelmäßig Überprüfungen durchführen, um sicherzustellen, dass die Informationen ihrer Kunden auf dem neuesten Stand sind und dass keine neuen Risiken aufgetreten sind.

Die Bafin ordnete im September 2018 erstmals strengere Präventionsmaßnahmen gegen Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung an. Zur Prüfung stellte die BaFin der Deutschen Bank einen “Monitor” zur Seite, der für die Kontrolle der Mängel verantwortlich ist. Durch die Verlängerung der Fristen von 2021 auf 2023 entsteht der Verdacht, dass keine ausreichenden Maßnahmen ergriffen wurden. Die Deutsche Bank tritt dem Verdacht entgegen. Eine Sprecherin sagte, dass bereits ein großer Teil umgesetzt sei. 


Im Netz gibt es zahlreiche Angebote für verschiedene Schulungen. Schulungen sind für Neulinge eine gute Variante sich weiterzubilden. Aber auch als Unerfahrener können Sie mit Acadias KYC auf einfache Art und Weise für ihre Kunden durchführen. Unsere Plattform ist selbsterklärend und intuitiv. 

KYC-Prozesse dauern häufig sehr lange. Die Dauer hängt von verschiedenen Faktoren, wie beispielsweise dem Zugang zu Daten ab. Je nach Umfang kann die manuelle Prüfung von Kunden bis zu 3 Stunden dauern. Eine manuelle Kundenprüfung und die anschließende Dokumentation sind eine große Herausforderung. Mit Acadias können Sie einen Kunden in Sekunden anlegen. Wir prüfen diesen und benachrichtigen Sie, sobald alle Daten vorhanden und ausgewertet sind. KYC war noch nie so einfach.