Compliance im Unternehmen: Grundlagen, Bedeutung und Strategien

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Louis Thissen

Co-Founder von Acadias

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Compliance ist ein wichtiges Thema in Unternehmen, da es die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und interner Richtlinien sicherstellt. In diesem Artikel werden wir uns mit den Grundlagen, der Bedeutung und den verschiedenen Strategien zur Implementierung von Compliance befassen.

Das Wichtigste in Kürze

  • KYC ist ein Prozess, bei dem die Verifizierung an erster Stelle steht.
  • Verpflichtete des Geldwäschegesetzes sind zur Einhaltung der KYC-Vorschriften verpflichtet.
  • Zu den Anforderungen zählen u.a. die Identifizierung von Vertragspartnern, die Identifikation des wirtschaftlich Berechtigten und die Meldung von Verdachtsfällen.
Inhalte

Definition von Compliance

Compliance bezieht sich auf die Einhaltung von nationalen und internationalen Gesetzen, Vorschriften und Standards. Unternehmen müssen dies gewährleisten, um rechtliche Konsequenzen zu vermeiden. Die Einhaltung stärkt das Vertrauen von Kunden, Investoren und anderen Stakeholdern und minimiert Risiken wie Geldstrafen und Reputationsschäden.

Interne Kontrollsysteme, bestehend aus Richtlinien, Verfahren und Überwachungsmechanismen, sind entscheidend, um die Einhaltung sicherzustellen. Anti-Korruptionsgesetze spielen dabei eine wichtige Rolle, indem sie transparente Geschäftspraktiken fördern.

Der Schutz personenbezogener Daten ist ein weiterer Schlüsselaspekt der Compliance, insbesondere angesichts von Cyberkriminalität und Datenverletzungen. Unternehmen müssen Datenschutzgesetze einhalten und angemessene Sicherheitsmaßnahmen implementieren.

Es ist wichtig zu betonen, dass Compliance nicht nur für große, sondern auch für kleine und mittlere Unternehmen von Bedeutung ist. Unabhängig von ihrer Größe müssen alle Unternehmen die geltenden Gesetze und Vorschriften einhalten, um langfristigen Erfolg und Nachhaltigkeit zu sichern.

Aufgaben und rechtliche Grundlagen

Die Aufgaben im Bereich Compliance umfassen die Überwachung, Schulung und Dokumentation von Richtlinien und Verfahren, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter die geltenden Vorschriften verstehen und einhalten. Rechtliche Grundlagen für Compliance sind beispielsweise das Handelsgesetzbuch oder das Datenschutzgesetz.

Für börsennotierte Unternehmen in Deutschland legt der Deutsche Corporate Governance Kodex (DCGK) die gesetzlichen Anforderungen fest, während Familienunternehmen auf abgeschwächte Regelungen zurückgreifen können, die im Governance Kodex zusammengefasst sind. 

Wichtig zu beachten ist, dass für verschiedene Branchen unterschiedliche Vorgaben und Richtlinien gelten.

Korruptionsprävention

Unternehmen unterschiedlicher Größe und Geschäftsbereiche sind mit einer Vielzahl von Gesetzen und Compliance-Richtlinien konfrontiert. Internationale Konzerne müssen sich an die Vorschriften aller Märkte, in denen sie tätig sind, halten, wobei der Foreign Corrupt Practices Act (FCPA) und der UK Bribery Act besonders hervorstechen und Maßnahmen zur Korruptionsprävention beinhalten.

Lieferkettengesetz 

Auf europäischer und nationaler Ebene wird ab 2023 das Lieferkettengesetz (LkSG) wirksam sein, das darauf abzielt, Menschenrechte und Umweltschutz zu gewährleisten.

Geldwäscheprävention

Zusätzlich sind Regelungen wie die EU-Geldwäscherichtlinien und das Geldwäschegesetz (GwG) von Bedeutung. Davon betroffen sind Finanzinstitute, Rechtsanwälte, Steuerberater, Notare und viele weitere. Das GwG verlangt die Prüfung von Geschäftspartner (KYC) und die Dokumentation dessen. 

ISO 37301

Die ISO 37301 legt die Einführung eines global standardisierten und zertifizierbaren Compliance Management Systems (CMS) sowie Whistleblowing-Richtlinien fest. Der Schutz von Whistleblowern wird durch die EU-Direktive 2019/1937 gewährleistet, die vor Repressalien schützen soll, auch wenn die Umsetzung auf nationaler Ebene durch die Bundesregierung bisher ausblieb. Unternehmen sollten sich diesem Thema jedoch nicht länger entziehen.

Compliance-Implementierung: Herausforderungen und Lösungen

Die Implementierung von Compliance kann eine Herausforderung sein, insbesondere in großen Unternehmen mit komplexen Strukturen. Eine Möglichkeit, diese Herausforderung zu bewältigen, besteht darin, klare Richtlinien und Verfahren zu entwickeln und sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter diese verstehen und befolgen.

Weitere Lösungen zur Bewältigung von Compliance-Herausforderungen sind die regelmäßige Schulung der Mitarbeiter, die Schaffung einer offenen Kommunikationskultur und die Implementierung einer effektiven Überwachungs- und Berichterstattungsstruktur.

Die regelmäßige Schulung der Mitarbeiter ist ein wichtiger Bestandteil einer erfolgreichen Compliance-Implementierung. Durch Schulungen werden die Mitarbeiter über die geltenden Gesetze, Vorschriften und Unternehmensrichtlinien informiert. Sie lernen, wie sie potenzielle Verstöße erkennen und melden können. Darüber hinaus werden sie über die Konsequenzen informiert, die bei der Nichteinhaltung der Compliance-Richtlinien drohen. Schulungen können in Form von Präsenzveranstaltungen, Online-Kursen oder Schulungsmaterialien erfolgen.

Eine offene Kommunikationskultur ist ebenfalls entscheidend für eine erfolgreiche Compliance-Implementierung. Mitarbeiter sollten sich sicher fühlen, Bedenken und Fragen im Zusammenhang mit Compliance-Themen zu äußern. Dies kann durch die Einrichtung eines anonymen Hinweisgebersystems oder durch regelmäßige Feedback-Sitzungen erreicht werden. Eine offene Kommunikationskultur fördert Transparenz und ermöglicht es dem Unternehmen, potenzielle Compliance-Verstöße frühzeitig zu erkennen und zu beheben.

Neben Schulungen und einer offenen Kommunikationskultur ist die Implementierung einer effektiven Überwachungs- und Berichterstattungsstruktur von großer Bedeutung. Das Unternehmen sollte Mechanismen etablieren, um die Einhaltung der Compliance-Richtlinien zu überwachen und Verstöße zu identifizieren. Dies kann durch interne Audits, regelmäßige Überprüfungen und Überwachungsmaßnahmen erfolgen. Darüber hinaus sollten klare Berichterstattungswege eingerichtet werden, damit Mitarbeiter potenzielle Verstöße melden können, ohne befürchten zu müssen, negative Konsequenzen zu erleiden.

Die Implementierung von Compliance ist ein kontinuierlicher Prozess, der eine ständige Überprüfung und Anpassung erfordert. Unternehmen sollten regelmäßig ihre Compliance-Strategie überprüfen und gegebenenfalls aktualisieren, um sicherzustellen, dass sie den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht. Durch eine effektive Compliance-Implementierung können Unternehmen das Vertrauen ihrer Kunden und Geschäftspartner stärken und das Risiko von Rechtsstreitigkeiten und Reputationsschäden verringern.

Wer ist für Compliance zuständig?

Die Verantwortung für die Compliance liegt in der Regel bei einer speziellen Compliance-Abteilung oder einem Compliance-Beauftragten. Diese haben die Aufgabe, die Einhaltung der Vorschriften zu überwachen und sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter entsprechend geschult werden.

Wie können Standards gesetzt werden?

Die Festlegung von Standards ist ein wichtiger Schritt in der Compliance-Implementierung. Unternehmen können interne Richtlinien und Verfahren entwickeln, die den geltenden Vorschriften und Standards entsprechen. Es ist auch möglich, externe Standards wie ISO-Zertifizierungen zu erwerben, um die Einhaltung bestimmter Normen nachzuweisen.

Leitfaden für eine Compliance-Strategie

  1. Sensibilisierung für sich ändernde Richtlinien fördern, um langfristig Risiken zu minimieren:
      • Mitarbeiter dazu ermutigen, sich kontinuierlich über aktuelle Compliance-Richtlinien zu informieren.
      • Schulungen und regelmäßige Updates bereitstellen, um Bewusstsein für Veränderungen zu schaffen.
 
  1. Effiziente Kommunikation sicherstellen, die vom C-Level bis zu Senior Managern konsistent wiederholt wird:
      • Etablierung klarer Kommunikationskanäle für die effektive Weitergabe von Compliance-Richtlinien
      • Regelmäßige Meetings und Schulungen auf verschiedenen Hierarchieebenen durchführen, um Konsistenz zu gewährleisten.
 
  1. Bildung für alle Mitarbeiter ermöglichen, die in regelmäßigen, leicht verdaulichen Einheiten erfolgt (Microlearning):
      • Implementierung von Microlearning-Methoden, um kontinuierliche Mitarbeiterbildung zu erleichtern.
      • Nutzung verschiedener Formate wie Videos, Infografiken und kurze Schulungseinheiten für optimale Informationsaufnahme.
 
  1. Einsatz effektiver Technologien, um Compliance digital zu managen, zu dokumentieren und zu reporten:
      • Implementierung von Technologien, die die einfache Weitergabe von Compliance-Inhalten in verschiedenen Formaten ermöglichen.
      • Bereitstellung von Tools, um Mitarbeitern die Dokumentation und das Reporting von Compliance-Maßnahmen zu erleichtern.
 
  1. Schaffung von Anreizen zur Motivation der Mitarbeiter und Betonung der Förderung positiven Verhaltens:
      • Einführung von Anreizsystemen, die Mitarbeiter dazu motivieren, die Compliance-Richtlinien zu befolgen.
      • Anerkennung und Belohnung für vorbildliches Verhalten im Hinblick auf Compliance.
 
  1. Notwendigkeit von Incident Reporting und Case Management betonen, um Fehlverhalten und unethisches Verhalten zu verfolgen und zu bearbeiten:
      • Implementierung eines klaren Systems für das Reporting von Vorfällen und ein effektives Case Management.
      • Schulungen zur korrekten Anwendung des Incident Reporting-Systems und zum angemessenen Umgang mit ethischen Verstößen.
 

Die erfolgreiche Umsetzung dieser Leitlinien trägt dazu bei, eine umfassende Compliance-Struktur zu schaffen und das Bewusstsein sowie die Einhaltung von Richtlinien in der gesamten Organisation zu fördern.

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Wie kann Software Compliance-Prozesse unterstützen?

Software kann Unternehmen dabei unterstützen, Compliance-Prozesse effizienter und transparenter zu gestalten. Eine geeignete Compliance-Software kann bei der Dokumentation, Überwachung und Verwaltung von Richtlinien und Verfahren helfen. Sie kann auch als Hilfsmittel zur Schulung der Mitarbeiter dienen und eine einfache Berichterstattung über Compliance-Aktivitäten ermöglichen.

Der Finanz- und Nicht-Finanzsektor ist gemäß den Bestimmungen des Geldwäschegesetzes verpflichtet, ein effizientes Compliance-Management zu etablieren. Insbesondere im Rahmen der Überprüfung von Geschäftspartnern (KYC) und der Identifizierung des wirtschaftlich Berechtigten wird die Integration von Software dringend empfohlen. Die manuelle Prüfung birgt hier ein erhöhtes Fehlerpotenzial. Durch die Abfrage und strukturierte Verarbeitung von Daten können diese mit geringem Aufwand analysiert werden. Eine korrekte Anwendung von Software ermöglicht es, die relevanten Dokumente revisionssicher und zeitökonomisch zusammenzustellen.

Häufig gestellte Fragen

Bei Compliance-Verstößen können rechtliche Konsequenzen wie Geldstrafen oder rechtliche Schritte gegen das Unternehmen oder Einzelpersonen erfolgen.

Compliance umfasst Bereiche wie Datenschutz, Umweltschutz, Arbeitsrecht, Geldwäsche und ethisches Verhalten, um sicherzustellen, dass Unternehmen gesetzliche Vorgaben und ethische Standards einhalten.

Compliance-Verpflichtungen gelten für eine Vielzahl von Branchen, darunter Finanzdienstleistungen, Gesundheitswesen, Energie, Telekommunikation und viele andere, abhängig von den spezifischen Vorschriften in jeder Branche.